Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Geltungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für die Nutzung der Buchhaltungsplattform Bilano sowie aller damit verbundenen Leistungen, betrieben durch die Bilano GmbH (in Gründung), Martin-Riesenburger-Straße 36, 12627 Berlin, Deutschland. Mit der Registrierung und Nutzung der Plattform erkennt der Nutzer diese AGB als verbindlich an. Entgegenstehende oder abweichende Bedingungen des Nutzers werden nicht anerkannt, es sei denn, ihrer Geltung wird ausdrücklich schriftlich zugestimmt.

§ 2 Definitionen

• Plattform: Die webbasierte Software-Anwendung Bilano unter app.bilano.de sowie alle zugehörigen Dienste.
• Nutzer: Die natürliche oder juristische Person, die sich registriert und die Plattform nutzt.
• Belege: Eingereichte Dokumente wie Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge und sonstige buchhaltungsrelevante Unterlagen.
• Buchungsvorschläge: Durch KI generierte Vorschläge für die Kontierung von Belegen nach SKR03/SKR04.
• Steuerberater: Externe, selbstständige Steuerberater, die im Auftrag von Bilano tätig werden.
• Vertragsparteien: Bilano GmbH und der Nutzer.

§ 3 Registrierung und Account

Die Registrierung erfolgt durch Angabe wahrer und vollständiger Daten. Der Nutzer sichert zu, dass die bei der Registrierung angegebenen Daten korrekt und aktuell sind. Änderungen sind unverzüglich in der Plattform zu aktualisieren.

Der Nutzer ist für die Geheimhaltung seiner Zugangsdaten verantwortlich und trägt die Verantwortung für alle Aktivitäten, die unter seinem Account durchgeführt werden. Die Weitergabe der Zugangsdaten an Dritte ist untersagt.

Bilano setzt eine Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) voraus. Der Nutzer ist verpflichtet, MFA zu aktivieren und die entsprechenden Authentifizierungs-Token sicher aufzubewahren.

§ 4 Leistungsbeschreibung

Bilano bietet eine KI-gestützte Plattform für Buchhaltung und Belegerfassung mit folgenden Leistungen:

• Automatische Belegerkennung mittels KI (OCR)
• Erstellung von Buchungsvorschlägen nach SKR03/SKR04
• Prüfung durch qualifizierte Buchhalter
• Finanzdashboard mit Übersicht aller Belege und Buchungen
• Export von Buchungsdaten (XLSX/CSV)
• Optional: Steuerberater-Prüfung und DATEV-Export

Die angebotenen Pakete sind:

• Starter: €99/Monat — bis 50 Belege/Monat, 1 Mitarbeiter, monatlicher DATEV-Export
• Professional: €249/Monat — bis 200 Belege/Monat, bis 10 Mitarbeiter, wöchentlicher DATEV-Export
• Business: €499/Monat — unbegrenzte Belege, bis 30 Mitarbeiter, täglicher DATEV-Export, Senior-Buchhalter

Add-ons (Jahresabschluss ab €490, Lohnbuchhaltung) können separat gebucht werden. Alle Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer.

§ 5 KI-Disclaimer und Steuerberatung

Die von Bilano erstellten KI-gestützten Buchungsvorschläge dienen ausschließlich der Vorbereitung der Buchhaltung und stellen keine Steuerberatung dar. Die KI-gestützten Vorschläge können Fehler enthalten und erfordern eine Prüfung durch qualifizierte Buchhalter oder Steuerberater.

Bilano erbringt ausschließlich Vorarbeiten im Sinne des § 57 Abs. 3 StBerG. Die eigentliche steuerliche Beratung und Prüfung erfolgt durch externe, selbstständige Steuerberater, die im Auftrag von Bilano tätig werden. Bilano ist nicht selbst als Steuerberatungsgesellschaft tätig.

§ 6 Preise und Abrechnung

Die Preise richten sich nach dem gewählten Paket (Starter, Professional, Business) und sind auf unserer Website unter /preise einsehbar. Die Abrechnung erfolgt monatlich im Voraus. Alle Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer.

Die Zahlung erfolgt per [Zahlungsmethode — wird vor Go-Live ergänzt]. Bei Zahlungsverzug ist Bilano berechtigt, den Zugang zur Plattform vorübergehend zu sperren. Die gesetzlichen Aufbewahrungs- und Buchführungspflichten bleiben hiervon unberührt.

Preisänderungen werden mindestens 4 Wochen vor Inkrafttreten per E-Mail angekündigt. Der Nutzer hat das Recht, den Vertrag bei Preisänderungen zum Zeitpunkt des Inkrafttretens zu kündigen.

§ 7 Vertragslaufzeit und Kündigung

Der Vertrag hat eine Laufzeit von einem Monat und verlängert sich automatisch um einen weiteren Monat, sofern er nicht mit einer Frist von 7 Tagen zum Monatsende gekündigt wird. Die Kündigung kann per E-Mail an hallo@bilano.de oder über die Plattform erfolgen.

Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn der Nutzer gegen wesentliche Pflichten dieser AGB verstößt oder gesetzliche Vorschriften verletzt.

§ 8 Pflichten des Nutzers

Der Nutzer verpflichtet sich:

• nur rechtmäßige Belege hochzuladen, die seinen eigenen Geschäftsbetrieb betreffen;
• die Richtigkeit und Vollständigkeit der eingereichten Unterlagen sicherzustellen;
• die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) zu aktivieren und aktiv zu halten;
• seine Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und nicht an Dritte weiterzugeben;
• Belege vollständig und zeitnah zu übermitteln, um eine ordnungsgemäße Buchführung zu ermöglichen;
• keine rechtswidrigen, beleidigenden oder schädigenden Inhalte hochzuladen;
• die Plattform nicht missbräuchlich zu nutzen oder die Sicherheit der Plattform zu gefährden.

Der Nutzer ist für die Richtigkeit und Vollständigkeit der eingereichten Unterlagen verantwortlich. Bilano behält sich das Recht vor, rechtswidrige Inhalte zu entfernen und bei wiederholten Verstößen den Account zu sperren.

§ 9 Geheimhaltung und Vertraulichkeit

Die Vertragsparteien verpflichten sich, alle im Rahmen der Vertragsdurchführung bekannt gewordenen vertraulichen Informationen — insbesondere Buchhaltungsdaten, Belege, Geschäftsgeheimnisse und personenbezogene Daten — streng vertraulich zu behandeln. Diese Verpflichtung besteht über die Laufzeit des Vertrages hinaus fort.

Bilano verarbeitet Buchhaltungsdaten ausschließlich gemäß der Datenschutzerklärung und den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen (DSGVO, BDSG). Buchhaltungsdaten werden auf Servern in der EU gespeichert und verarbeitet. Der Zugriff durch Steuerberater und Administratoren erfolgt streng rollenbasiert und wird protokolliert.

§ 10 Nutzungsrechte

Der Nutzer räumt Bilano für die Dauer des Vertragsverhältnisses das nicht-ausschließliche, auf die Vertragsdurchführung beschränkte Recht ein, die übermittelten Belege und Daten zu verarbeiten, insbesondere zu speichern, zu analysieren und Buchungsvorschläge zu erstellen.

Die über die Plattform erstellten Buchungsvorschläge und Exporte stehen dem Nutzer zur Verfügung. Bilano behält sich das Recht vor, anonymisierte und aggregierte Daten für die Verbesserung der KI-Modelle und der Plattform zu verwenden, sofern keine Rückschlüsse auf einzelne Nutzer möglich sind.

§ 11 Mitwirkungspflichten

Der Nutzer verpflichtet sich, Bilano bei der Erfüllung der Leistungen zu unterstützen, insbesondere durch rechtzeitige und vollständige Übermittlung der erforderlichen Belege und Informationen. Verzögerungen, die auf eine unzureichende Mitwirkung des Nutzers zurückzuführen sind, gehen nicht zu Lasten von Bilano.

§ 12 Verfügbarkeit und Wartung

Bilano bemüht sich, die Plattform mit einer Verfügbarkeit von 99,5 % bereitzustellen. Geplante Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit außerhalb der Hauptgeschäftszeiten durchgeführt und rechtzeitig angekündigt.

Eine Haftung für ununterbrochene Verfügbarkeit besteht nicht. Kurzfristige Störungen, die außerhalb des Einflussbereichs von Bilano liegen (z. B. Internet- oder Telekommunikationsstörungen, Störungen bei Subunternehmern), berechtigen nicht zur Minderung oder Kündigung.

§ 13 Subunternehmer

Bilano ist berechtigt, Subunternehmer für die Erbringung der Leistungen einzusetzen. Die aktuellen Subunternehmer sind in der Datenschutzerklärung aufgeführt und umfassen insbesondere:

• Vercel (Hosting)
• Supabase (Datenbank, Authentifizierung, Storage)
• Microsoft Azure (OCR-Texterkennung)
• Anthropic (KI-Buchungsvorschläge)
• Resend und Zoho Mail (E-Mail-Versand)
• Cal.com (Terminbuchung)
• Inngest (Background-Jobs)

Mit allen Subunternehmern werden Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Für die steuerliche Prüfung werden externe, selbstständige Steuerberater eingesetzt.

§ 14 Änderung der AGB

Bilano behält sich vor, diese AGB jederzeit zu ändern, sofern dies aus triftigen Gründen erforderlich ist (z. B. gesetzliche Änderungen, Weiterentwicklung der Leistungen). Änderungen werden mindestens 4 Wochen vor Inkrafttreten per E-Mail angekündigt.

Widerspricht der Nutzer der Änderung nicht innerhalb von 4 Wochen nach der Ankündigung, gilt die Änderung als angenommen. In der Ankündigung wird auf das Widerspruchsrecht und die Frist hingewiesen.

§ 15 Haftung

Bilano haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie für Schäden an Leben, Körper und Gesundheit. Für leichte Fahrlässigkeit haftet Bilano nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten), der Höhe nach begrenzt auf den typischerweise vorhersehbaren Schaden.

Kardinalpflichten sind solche Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglichen und auf deren Einhaltung der Nutzer regelmäßig vertrauen darf.

Die Haftung für KI-gestützte Buchungsvorschläge ist ausgeschlossen, da diese lediglich Vorschlagscharakter haben und der Nutzer die Pflicht hat, diese zu prüfen. Die steuerliche Prüfung durch externe Steuerberater erfolgt nach den berufsrechtlichen Vorgaben der jeweiligen Steuerberater.

§ 16 Gewährleistung

Bilano gewährleistet die vertragsgemäße Erbringung der Leistungen nach dem Stand der Technik. Die Plattform wird im Rahmen der technischen und betrieblichen Möglichkeiten bereitgestellt. Der Nutzer hat Anspruch auf Nachbesserung bei Mängeln. Ist die Nachbesserung nach zwei Versuchen fehlgeschlagen, kann der Nutzer den Vertrag kündigen oder die Vergütung mindern.

§ 17 Abtretungsverbot

Die Abtretung von Ansprüchen aus diesem Vertrag an Dritte ist ausgeschlossen, es sei denn, Bilano stimmt schriftlich zu. Die Aufrechnung mit Gegenansprüchen ist nur zulässig, wenn diese rechtskräftig festgestellt oder von Bilano anerkannt sind.

§ 18 Höhere Gewalt

Ereignisse höherer Gewalt (z. B. Naturkatastrophen, Pandemien, behördliche Anordnungen, Streiks, Ausfälle von Telekommunikationsnetzen oder Subunternehmern) befreien Bilano für die Dauer der Störung von den Leistungspflichten. Bilano wird den Nutzer unverzüglich über Beginn und Ende solcher Störungen informieren.

§ 19 Schlussbestimmungen

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG). Gerichtsstand ist Berlin, soweit gesetzlich zulässig.

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Die Vertragsparteien verpflichten sich, die unwirksame Bestimmung durch eine wirksame zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt.

Die Vertragssprache ist Deutsch.